Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар

Код 16324

  • Для кого

    секретари, референты, офис-менеджеры, администраторы различных служб и все заинтересованные лица

    Программа

    Программа семинара содержит следующие вопросы:

    Цель семинара – сформировать у слушателей практические навыки по темам, включенным в программу.

    1. Оценка деятельности секретаря.
    Как быть уверенной в себе. Анализ своих профессиональных преимуществ. Развитие карьеры секретаря.
    Имидж секретаря – визитная карточка организации. Средства создания привлекательного имиджа. Образ делового партнера. Роль секретаря в формировании корпоративного имиджа организации.

    2. Организация работы в приемной.
    Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
    Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.

    3. Секретарь – помощник руководителя.
    Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила «дистанционного общения». Управление «информационным потоком» в организации. Сохранение конфиденциальной информации.

    4. Подготовка и проведение делового разговора.
    Особенности деловых бесед. Вопросы для прояснения позиции партнера. Техники информационного диалога. Активное слушание. Убеждение как метод психологического воздействия. Техники аргументации.

    5. Трудные ситуации общения.
    Конфликтное поведение. Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию. Как противостоять чужому влиянию. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

    6. Организация протокольных мероприятий в офисе.
    Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций.
    Подготовка пакета документов. Деловая переписка (оферта, акцепт, рекламация).
    Телефонные переговоры – протокольные нормы.
    Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
    Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
    Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Организация зала переговоров и рабочего места участника.
    Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности  ведения переговоров.
    Подготовка и обслуживание совещаний.
    Организация совещаний: списки участников, информирование участников, рабочее место, ведение протокола.
    Виды приемов и их организация.
    Кофе-пауза, фуршет, обед-буфет, обед, ужин и др. Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Организация банкетного зала. Порядок проведения приема. Правила этикета для организаторов и участников приема.

    7. Организация делопроизводства в офисе.
    Электронный офис.
    Информационные технологии, применяемые в информационно-документационном и бездокументном обслуживании офиса. Использование локальной сети в работе с документами.
    Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.
    Новые направления в делопроизводстве.
    Состав управленческих документов организации, распорядительные и организационно-справочные документы. Информационно-аналитические документы. Разработка и подготовка обзоров, дайджестов.
    Переписка – внутренняя, внешняя, коммерческие письма: язык и этика делового письма.
    Организация работы с документами в соответствии с нормативными требованиями.
    Обработка и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Обработка дел для последующего хранения. Система хранения документов на персональном компьютере.
    Управление информационными потоками.
    Информационная инфраструктура организации: правовая информация, нормативы, стандарты, библиотека, Интернет.

    Занятия проводятся в специально оборудованных залах в центре Санкт-Петербурга преподавателями-практиками с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач, видеофильмов.

    Участники обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.

    Для участников организованы ежедневные обеды и экскурсия по дворцово-парковому ансамблю Петергофа.