Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар Развитие профессиональных навыков секретаря

Код 19121

  • Для кого

    секретари, офис-менеджеры, секретари-референты, помощники руководителя и все заинтересованные специалисты

    Программа

    1. Основные направления деятельности секретаря. Квалификационные требования и уровни карьерной лестницы. Имидж секретаря. Конфиденциальные аспекты в работе. Организация рабочего времени секретаря. Развитие навыков самопрезентации и представления своей компании. 

    2. Деловое общение. Особенности деловых бесед. Правила подготовки и проведения делового разговора. Техника задавания вопросов. Виды вопросов. Тактичное завершение разговора. Умение понимать больше, чем сказано. Умение располагать к себе. Способы установления контакта, заполнение пауз в минуты ожидания, способы поддержания разговора. Язык телодвижений. Смысл жестов и поз. Умение «читать» по лицу. Роль дистанции между собеседниками в деловом общении. Неформальное общение в офисе.

    3. Работа с посетителями. Работа секретаря в приемной, прием посетителей, командированных, работа с vip-клиентами. Прием сотрудников компании. Чай-кофе для посетителей.

    4. Работа с информацией. Прием и передача информации. Фиксация контактов. Отслеживание информационных потоков. Система учета и записи поручений. Переписка внутренняя и внешняя. Характеристика деловых писем, язык и стиль делового письма, типичные ошибки.

    5. Техника общения по телефону. Планирование и подготовка к телефонной беседе. Правила ответов на звонки. Работа с исходящими и входящими звонками, фильтрация звонков. Контроль времени в ходе делового общения по телефону, работа с параллельными звонками. Роль голоса и эмоций в общении по телефону: интонация, тембр, темп речи, артикуляция, «улыбка по телефону». Типичные ошибки при телефонном общении.

    6. Основы бизнес-этикета секретаря. Корпоративные правила и стандарты. Формулы приветствия и представления. Основные правила деловой этики. Презентации, приемы, совещания. Подготовка документов, рассылка приглашений, подготовка помещения, встреча участников. Правила сервировки стола, порядок обслуживания и сервировки. Приглашение гостей на приемы, виды приемов, бизнес-подарки и сувениры.

    7. Взаимоотношения с руководителем. Организационная и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя. Организация и проведение бизнес - поездок руководителя. Особенности психологии руководителей-мужчин и руководителей-женщин. Психологические аспекты взаимоотношений секретаря с сослуживцами. Типы сотрудников и стратегии взаимодействия с ними.

    8. Организация протокольных мероприятий. Работа с делегациями: программа пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница, встреча в офисе, подарки. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Организация зала переговоров и рабочего места участника. Ведение протокола.

    9. Основы делопроизводства для секретаря. Современные требования к оформлению и хранению и документов организации. Особенности составления и оформления внутрифирменных документов, распорядительной и информационно-справочной документации. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Обеспечение конфиденциальности информации. Обработка и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Обработка дел для архива.

    10. Урегулирование разногласий, стресс-менеджмент. Техники снятия эмоционального напряжения. Профилактика конфликтных ситуаций. Практические приемы саморегуляции.

    11. Практические занятия, тренинги, индивидуальная работа с участниками и работа в мини группах. Круглый стол, обмен опытом, ответы на вопросы.

    Занятия проводят ведущие специалисты-практики по вопросам документооборота и делового общения, имеющие многолетний опыт работы в коммерческих организациях и органах государственной и муниципальной власти.

    Участники семинара обеспечиваются информационно-справочными материалами по тематике семинара.

    Для участников семинара организованы ежедневные обеды.