Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар

Код 20937

  • Для кого

    руководителей и специалистов отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощников руководителей и всех сотрудников, ответственных за делопроизводство, учет, прием и хранение документов

    Программа

    1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

    2. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.

    3. Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.

    4. Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.

    5. Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.

    6. Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности – KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ – центр компетенции в области управления документами.

    7. Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

    8. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

    9. Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

    10. Документооборот организации и его составляющие.

    • Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
    • Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
    • Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.

    11. Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

    12. Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

    13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    14. Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.

    • Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.
    • Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота "Documentum", "Hamingberd", "Directum", "Docvision", "Евфрат-Документооборот", "Дело", "Босс-референт", "Гран-Док", "Кодекс: Документооборот". Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий.
    • Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
    • Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов.
    • Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

    15. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.

    16. Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях.

    17. Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов.

    Занятия проводят специалисты-практики в области организационного развития, менеджмента, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства.

    Для участников семинара:
    - обучение по программе с выдачей Удостоверения;
    - сборник информационно-справочных материалов;
    - экскурсионная программа;
    - ежедневные обеды и кофе-брейки.

    ВНИМАНИЕ!
    - По вопросам участия нашей организации в электронных аукционах на Госзаказ обращаться по телефону (921) 878 45 93
    - Период оказания услуги по очно-заочной форме с 20 февраля по 5 марта 2013 года (очная часть – с 1 по 5 марта 2013 года)