Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта
воспользуйтесь ссылкой на актуальные программы
Код 20927
-
Для кого
секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица
Программа
1. Роль секретаря в структуре управления.
- Секретарь - координатор и организатор работы в офисе. Виды и методы оперативного планирования.
- Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции и во внештатных ситуациях).
- Создание единого информационного пространства фирмы. Информационный менеджмент. Каналы коммуникации.
- Стандарты ведения делопроизводства по ГОСТ Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Система контроля исполнения документов в традиционном и электронном документообороте.
2. Секретарь - помощник руководителя.
- Деловой имидж секретаря и корпоративная культура организации. Роль секретаря в создании корпоративного имиджа организации и личного имиджа руководителя.
- Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Планирование и организация рабочего дня руководителя.
- Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.
- Трудности информационного обеспечения руководителя. Конфликт между полнотой и скоростью предоставления информации.
3. Организация работы в приемной.
- Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
- Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.
4. Деловой стиль передачи информации.
- Отбор и классификация информации. Техники передачи информации на разных уровнях (руководитель, подчиненные, коллеги, представители других организаций).
- Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.
- Составление деловых писем. Особенности оформления делового письма.
5. Современные информационные технологии в работе секретаря.
- Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления. Основные правила унификации документов в автоматизированных системах.
- Включение документов в систему электронного документооборота. Прием, передача и регистрация документов. Удостоверение подлинности электронных документов, электронно-цифровая подпись.
- Программа MS Outlook - электронный организатор. Методы планирования рабочего времени секретаря при управлении большим количеством задач.
- Стратегии работы с информацией. Как справляться со значительным объемом информации.
6. Деловой этикет и протокол.
- Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
- Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
- Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
- Подготовка и обслуживание совещаний.
- Деловые подарки.
7. Эффективная коммуникация.
- Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика.
- Техника сбора и сохранения информации. Техника активного слушания.
- Трудные ситуации общения. Правила профилактики конфликтных ситуаций.
- Конфликтное поведение. Взаимодействия со "сложными" людьми. Управление конфликтами. Приемы поведения в конфликте. Как противостоять чужому влиянию.
8. Психологические особенности работы секретаря.
- Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила "дистанционного" общения.
- Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Формирование и сплочение коллектива.
- Развитие памяти, внимания и способностей к длительной концентрации.
- Способы снятия умственной усталости при постоянной перегруженности информацией.
- Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.
Для участников семинара:
- обучение по программе с выдачей Сертификата;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.
