Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар

Код 20978

  • Для кого

    руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата, помощники руководителей и все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов

    Программа

    1. Современная система документооборота как возможность управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. Анализ эффективности движения информационных потоков.

    2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

    • Федеральная целевая программа «Электронное общество» (2011 – 2018).
    • Основные правила работы архивов организаций 2002.
    • Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006.
    • ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.
    • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009.
    • Положение о системе межведомственного электронного документооборота 22.09.2009.
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009.
    • Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» 06.04.2011.
    • Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях 2007 г.

    3. Системный подход к управлению документами.

    • Система управления документами: методология проектирования и внедрения.
    • Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.

    4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.

    • Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.
    • Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
    • Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
    • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
    • Условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.

    5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.

    6. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов  в папках; анализ документооборота; комплексное ведение электронного архива.
    Обзор современных систем автоматизации работы с документами: "Directum", "БОСС-референт", "Дело", "Globus Professional", "Pey Dox", "1C: Документооборот 8", "1Е Евфрат", "Мотив" и других.
    Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

    7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.

    • Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
    • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
    • Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.).
    • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД. Проблемы и решения.
    • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.

    8. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.

    • Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия.
    • Построение маршрутов согласования документов.
    • Обмен данными между подразделениями.
    • Системы контроля исполнения документов.
    • Формирование отчетов.
    • Сканирование документов.
    • Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.
    • Организация электронного архива.

    9. Информационные технологии в архивном деле. Организация хранения электронных документов. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных архивов.

    10. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

    • Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.
    • Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.
    • Организация электронных архивов. Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.

    11. Практические примеры использования электронных систем.
    Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.

    • Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

    Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

    Для участников семинара:
    - обучение по программе семинара с выдачей Сертификата;
    - сборник информационно-справочных материалов;
    - экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
    - ежедневные обеды и кофе-брейки.