Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар

Код 25636

  • Для кого

    офис-менеджеров, администраторов офисов, помощников руководителей, секретарей и всех специалистов, ответственных за функционирование офиса

    Программа

    1. Офис-менеджер в структуре управления. Ответственность и полномочия. Должностная инструкция. Типовые и нетиповые обязанности.
    2. Контроль и планирование.
      • Расстановка приоритетов. Методы планирования.
      • Отслеживание исполнения распоряжений руководителя. Контроль трудовой дисциплины сотрудников.
    3. Коммуникации и информация в работе офис-менеджера.
      • Стандарты взаимодействия с сотрудниками. Эффективная коммуникация. Обратная связь и критика.
      • Организация работы приемной. Встреча посетителей. Трудные ситуации общения.
      • Общение по телефону. Телефонные стандарты компании. Анализ сложных ситуаций телефонного общения.
    4. Документационное обеспечение. Требования к документам. Система регистрации служебных документов, писем и устных обращений. Организация перемещения внутренних документов между подразделениями компании. Кадровое администрирование. Коммерческая и служебная тайны.
    5. Обеспечение работы офиса.
      • Эксплуатация офиса. Уборка помещений. Выбор поставщика. Контроль исполнения.
      • Организация рабочих мест руководителя и сотрудников. Функциональные зоны и типы офисного пространства. Подбор мебели. Освещение. Примеры эргономичной планировки офиса. Санитарно-гигиенические нормы.
      • Пример обеспечения одного стандартного рабочего места для нового сотрудника.
      • Взаимодействие с государственными органами (пожарные, Роспотребнадзор и другие проверяющие органы).
    6. Снабжение офиса.
      • Анализ рынка предоставляемых услуг (канцелярия, вода, оргтехника, хозтовары), выбор выгодных условий. Организация системы закупки, хранения, учета и выдачи товарно-материальных ценностей.
      • Правила работы с доверенностями, наличными и безналичными платежами. Документальное сопровождение закупок. Работа с первичной бухгалтерской документацией.
      • Способы снизить затраты на хозяйственные нужды.
      • Логистика: поиск транспорта, заключение договоров с перевозчиками, контроль доставки груза.
    7. Организация мероприятий.
      • Деловые встречи, презентации, совещания, пресс-конференции и переговоры. Основные этапы подготовки.
      • Прием делегаций: оформление приглашений иностранным гражданам, встреча и размещение гостей, транспортное обслуживание, деловой обед, организация культурной программы. Пример рабочей программы.
      • Организация корпоративных мероприятий. Расчет и оптимизация затрат на проведение.
      • Организация командировок. Заказ билетов, гостиниц, оформление виз и приглашений. Документы для командирования сотрудника.
    8. Поддержание корпоративного стиля. Протокольные нормы и стандарты компании. Контроль выполнения сотрудниками корпоративных правил. Оформление и заказ визитных карточек, конвертов, приглашений. Деловые подарки.
    9. Круглый стол «Сложные вопросы в работе офис-менеджера».

    Информационный партнер семинара:

    Для участников семинара:
    - обучение по программе с выдачей Сертификата;
    - комплект актуальных информационно-справочных материалов;
    - культурная программа «Знакомство с Санкт-Петербургом»;
    - ежедневные обеды и кофе-брейки.