Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар Совершенствование навыков делового взаимодействия в работе секретаря

Код 12865

  • Для кого

    секретари, администраторы, офис-менеджеры, помощники руководителей и другие заинтересованные лица.

    Программа

    ПРОГРАММА СЕМИНАРА (4 дня):

    1. Современные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Коммуникативная уверенность. Рациональное планирование рабочего времени.
    Практикум: «Портрет успешного секретаря», «Анализ профессиональных преимуществ».

    2. Использование технологий делового взаимодействия в работе секретаря.
    Практикум: «Один день секретаря».
    Деловая игра: «Жаркий день секретаря» (видеосъемка, видеоанализ).
    Как организовать и обеспечить информационные связи в организации? Внутрифирменные коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Роль секретаря в координации информационных потоков. Методы расстановки приоритетов в принимаемой и передаваемой информации.
    Как правильно организовать прием посетителей? Взаимодействие с посетителями: правила клиенториентированного сервиса. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.
    Как построить взаимодействия с руководителем? Выбор стиля взаимодействия. Правила дистанционного общения. Планирование рабочего дня руководителя, защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков. Соблюдение конфиденциальности. Участие секретаря в организации совещаний и ведении деловых переговоров.
    Как построить взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях? Общение и профессиональная этика. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Особенности психологической совместимости.
    Как поддержать позитивный имидж организации. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации. Организация корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, поздравление сотрудников и партнеров, информационные доски, электронная газета, корпоративные папки.

    3. Секретарь – мастер коммуникации.
    Развитие навыков эффективного общения.
    Практикум: «Метаморфозы информации».
    Как установить атмосферу взаимопонимания. Коммуникативные запреты.
    Основы построения конструктивного взаимодействия.
    Использование вербальной и невербальной коммуникации.
    Анализ стилей взаимодействия и создание гибкой стратегии поведения.
    Правила вхождения в контакт. Техники психологического влияния.
    Техника построения информационного диалога, деловой беседы.
    Техники постановки вопросов: вопросы для уточнения, выяснения, прояснения, подтверждения информации. Способы применения аргументации.
    Приемы активного слушания. Приемы снятия напряжения в диалоге; техники амортизации.
    Анализ трудных ситуаций общения.
    Ролевая игра: «Трудный посетитель».
    Приемы взаимодействия со «сложными» людьми. Психологические типы «сложных» людей.
    Агрессивное поведение и методы общения с агрессивными людьми.
    Манипуляции в общении. Техники противостояния чужому влиянию.
    Конфликтные ситуации и конфликтное поведение.
    Правила профилактики конфликта. Роль посредника в разрешении конфликта.
    Саморегуляция в ситуациях конфликта.

    4. Телефонная коммуникация.
    Практикум: «Коммуникации по телефону, разбор рабочих ситуаций».
    Законы восприятия информации на слух. Техники эффективного общения по телефону. Предварительная подготовка телефонного разговора. Входящие – исходящие звонки. Адресация – переадресация звонков. Выбор информации при общении с разными типами людей. Анализ трудных ситуаций телефонного общения. Телефонные «грехи» сотрудника.

    5. Культура делового взаимодействия.
    Практические упражнения: «Искусство деловых мелочей», «Культура телефонного общения».
    Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.
    Этикет для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям. Встреча в офисе или зале для переговоров. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
    Подготовка и обслуживание совещаний.
    Телефонные переговоры – протокольные нормы.
    Выбор подарков, деловых сувениров и время их вручения.

    6. Речевая культура в деловых коммуникациях.
    Деловой стиль передачи информации. Деловая лексика.
    Мастерство устной коммуникации: интонации, логическое ударение, паузы, темп, ритм.
    Культура устной речи. Формулы речевого этикета: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать.
    Эффективный комплимент: умение говорить и принимать комплименты.

    Занятия проводят специалисты в области организаций коммуникаций и коммуникативной культуры с использованием активных методов обучения: деловых игр, практических упражнений, групповых дискуссий для анализа и решения конкретных рабочих ситуаций.

    Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.

    Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.