Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы

ПРОГРАММА СЕМИНАРА (5 дней):

1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Положение о службе ДОУ. Штатная численность. Должностные инструкции, полномочия специалистов. Нормативы времени на выполнение работ.
2. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству. Практика применения действующих нормативно-методических документов и внедрение новых: «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.
3. Общие правила оформления документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003.
Применение нового документа «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Изготовление документов. Подготовка текстов документов. Использование оттиска печати при оформлении документов. Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ.
Деловая переписка. Виды деловых писем: внутренняя переписка, докладные, служебные, объяснительные записки и т.д. Предмет и цели переписки. Требования к составлению и оформлению делового письма, к языку и стилю делового письма. Этикет делового письма.
Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи.
4. Организация документооборота. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Контроль  за исполнением документов. Построение информационно-поисковой системы по документам. Работа с документами служебного пользования. Нормативная документация. Перечень документов, составляющих коммерческую тайну.
5. Средства автоматизации делопроизводства и документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Научно-справочный аппарат, создание поисковой системы электронного документооборота: принципы построения, объект применения, эффективность использования.
6. Текущее хранение документов. Понятие сводной номенклатуры дел, ее назначение и использование. Требования к составлению номенклатуры дел организации, систематизация заголовков дел. Правила формирования документов в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовые, ведомственные).
7. Подготовка дел к хранению. Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Организация работы ЭК. Оформление дел и результатов экспертизы. Архивные описи управленческой документации и документов по личному составу. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Особенности составления акта.
8. Обеспечение сохранности документов. Архивное законодательство и его применение в деятельности архивов. Создание оптимальных условий хранения документов. Организация работы с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности.
Организация ведомственного хранения документов. Комплектование архива документами структурных подразделений. Классификация и учет документов в архиве. Проверка наличия и состояния дел в архиве. Передача документов в случае приватизации, ликвидации или реорганизации предприятия. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов, сокрытие информации и др. Использование документов архива. Выдача справок социально-правового характера.
9. Организация архива на предприятии. Правовые и нормативно-методические основы содержания и функционирования архива. Положение об архиве, штатное расписание, должностные инструкции, организация труда. Требования к помещению архива. Планирование работы архива. Координация работы с другими службами предприятия. Договорная деятельность по оказанию услуг. Использование архивного законодательства при работе государственных, муниципальных архивов с предприятиями и организациями всех форм собственности.
10. Практическое занятие в архиве на предприятии Санкт-Петербурга.

ВНИМАНИЕ! Программа семинара может быть изменена или расширена с учетом пожеланий и специфики организаций.

Занятия проводят специалисты в области документационного обеспечения управления и сотрудники Центрального Государственного архива Санкт-Петербурга.

Все слушатели семинара обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов по тематике семинара.
Для всех участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.