Эффективная организация административно-хозяйственной деятельности

Программа семинара содержит следующие вопросы:

Программа семинара разработана на основе многолетнего опыта работы в крупных западных и российских компаниях. Включает практические рекомендации по исполнению основных бизнес-процессов и функций, относящихся к административно-хозяйственной деятельности.

1. Организация работы и функции административно-хозяйственного отдела на современном этапе.

2. Договорная работа. Юридические аспекты деятельности АХО. Виды договоров, специфика. Предмет договора. Лица, ответственные по договору. Порядок заключения договора. Корректировки. Сроки и условия платежа. Поставка. Акты. Претензии. Требования к регистрации деловой переписки. Взаимодействия с поставщиками и подрядчиками, сопроводительная документация. Ведение договоров – контроль исполнения, претензии.

3. Материально-техническое снабжение офиса. Виды офисной техники. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы. Пути снижения расходов. Определение потребностей при выборе техники. Сервисные контракты. Выбор поставщиков. Закупка оборудования. Ведение учета по использованию и расходу. Организация сервисно-профилактических работ. Запасы материалов. Склад. Хранение, учет и передача товарно-материальных ценностей.

4. Эффективная организация деятельности служб АХО. Инструкции. Нормативы. Вопросы технической эксплуатации помещения. Cоблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Организация работ и контроль состояния, оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, озеленения. Контроль состояния рабочих мест сотрудников, их эргономика. Обеспечение материальными ресурсами работников компании.

5. Аутсорсинг. Преимущества и недостатки. Использование клининговых компаний для уборки офиса.  Аутсорсинг транспорта и другие виды аутсорсинга. Понятие «импланта» в офисе.

6. Бухгалтерия для офис-менеджеров и сотрудников административно-хозяйственного отдела. Виды хозяйственных операций. Порядок проведения и документирования. Унифицированные формы первичных учетных документов. Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение. Доверенность: правила оформления и методика проверки. Товарная накладная. Счет-фактура. Приходный ордер. Особенности оформления партии товара. Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами. Подотчетные средства. Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета. 1С:Бухгалтерия в работе офис-менеджера. Учет счета на оплату в системе 1С:Бухгалтерия. Формирование отчетов по поставщикам. Хранение, учет и передача товарно-материальных ценностей.

7. Поддержка деятельности компании. Сотрудники компании - главные "клиенты" офис-менеджера. Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи. Организация служебных поездок, приема делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Организация совещаний, конференций, других мероприятий компании. Организация питания. Организация, учет и контроль услуг связи.

8. Деловые коммуникации в работе. Разрешение конфликтов (бизнес-тренинг).

Слушатели обеспечиваются комплектом информационно-справочных материалов.

Занятия проводят: автор и ведущий тренер семинара И. В. Волгина, специалист высшей квалификации в области управления бизнесом, автор книг и электронных изданий для офис-менеджеров, и другие ведущие специалисты-практики Москвы.

Для участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.