Развитие профессиональных компетенций секретаря

О курсе:

Курс для личных секретарей, ассистентов, помощников руководителя с опытом работы, которым важно повысить свою квалификацию, свериться с опытом коллег и расширить спектр рабочих навыков

Для кого:

Для помощников и ассистентов руководителей, секретарей, секретарей-референтов, офис-менеджеров

Программа:

1. Персональный помощник. Что должен знать и уметь современный секретарь. Требования профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», касающиеся секретарей. Взгляд руководителя.
2. Административное и информационное обеспечение работы руководителя.
   • Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными. Обустройство рабочей зоны.
   • Контроль исполнения распоряжений руководства. Как работать с не очень ответственными сотрудниками и «должниками».
   • Какая информация должна быть всегда с собой.
3. Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Ведение рабочего календаря руководителя. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Распределение дел. Способы повышения продуктивности.
4. Инструменты и методики эффективной коммуникации.
   • Выстраивание работы с руководителем.
   • Адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие.
   • Нормы и правила отношений с партнерами, клиентами, посетителями.
   • Общение с сотрудниками, работающими удаленно, и в других подразделениях.
5. Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.
   • Правила оформления управленческих документов организации в соответствии с требованиями ГОСТ.
   • Рекомендации по оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы).
   • Потоки движения документов в компании.
   • Правила электронной переписки.
   • Работа с конфиденциальными документами.
6. Стандарты общения по телефону. Работа с голосом и интонациями. Работа со сложным абонентом. Частые ошибки в телефонном общении. Правила использования мессенджеров.
7. Встречи и переговоры. Обустройство приемной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование совещаний. Организация кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий. Подводные камни при организации командировок руководителя.
8. Деловой этикет и психология делового общения.
   • Служебная субординация. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Умение вести себя в сложных ситуациях.
   • Взаимоотношения в коллективе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
   • Практикум: возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.
9. Незаменимый помощник 24*7. Профилактика выгорания. Подготовка коллег и руководителя к своему отпуску. Что добавить в «шпаргалку» для заместителя.