Создание архива с нуля: практика организации

О курсе:

Порядок организации архива с самого начала. Как выстроить работу, если в компании никогда не было архива или нужно быстро войти в курс дела. Подходит для начинающих и специалистов с небольшим опытом. Включает практикумы по составлению номенклатуры дел и по формированию архивного дела

Для кого:

Для специалистов архивов предприятий с небольшим опытом работы, а также сотрудников структурных подразделений, осуществляющих прием, учет и хранение документов (архивных отделов, отделов делопроизводства и ДОУ, канцелярий)

Программа:

1. Порядок организации архива «с нуля». Алгоритм действий по налаживанию работы архива. Определение ответственного лица за ведение архивного дела. Разработка или пересмотр Положения об архиве.
2. Нормативно-методическая база деятельности архива организации. Применение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Росархива от 31.07.2023) к коммерческим компаниям. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле.
3. Комплектование архива организации. Виды и состав документов архива. Процедура определения источников комплектования, и организация передачи документов в архив.
4. Разработка номенклатуры дел. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов. Практикум по разработке структуры номенклатуры дел.
5. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Ответственность за нарушение сроков и правил хранения документов.
6. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений. Оценка стоимости технического обеспечения хранения.
7. Успешная деятельность архива организации. Как повысить значимость архива в компании. Планирование работы. Оптимизация рабочего времени. Взаимодействие с другими отделами.
8. Экспертиза ценности документов архива. Первичная оценка значимости документов.
9. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Порядок действий в случае обнаружения отсутствия дел и документов. Ответственность за сохранность документов.
10. Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
11. Порядок уничтожения дел. Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
12. Практикум по формированию архивного дела.
    • Экспертиза документов дела. Отбор документов для постоянного и долговременного хранения.
    • Систематизация документов. Хронологический и предметно-вопросный принципы.
    • Оформление единицы хранения: нумерация листов, оформление обложки дела, составление заверительной надписи.
13. Особенности хранения документов, содержащих коммерческую тайну, персональные данные, ДСП.
14. Обеспечение сохранности электронных документов. Обеспечение юридически значимого документооборота. Вопросы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения.