Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

1. Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Обмен информацией между подразделениями. Анализ эффективности движения информационных потоков.


2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
   • Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (закон РФ N 149-ФЗ от 27.07.2006) и анализ поправок к закону (вступили в силу с 01.08.2013).
   • Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных (закон РФ N 152-ФЗ ред. от 05.04.2013).
   • Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" (закон РФ №63-ФЗ от 06.04.2011).
   • Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (закон РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004).
   • ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
   • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
   • Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ №477 от 15.07.2009).
3. Система управления документами: методология проектирования и внедрения.
   • Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
   • Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием.
   • Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.
4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
   • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД.
   • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
   • Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
   • Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
   • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Особенности составления электронных документов. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.


6. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения.
   • Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Евфрат-Документооборот", "Дело", "Босс-референт", "Гран-Док", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
   • Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации.
7. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
   • Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия. Сканирование документов.
   • Построение маршрутов согласования документов.
   • Обмен данными между подразделениями.
   • Системы контроля исполнения документов.
   • Формирование отчетов.
   • Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.
8. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
   • Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
   • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
   • Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.). Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
   • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
   • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
   • Коммуникации и управление проектом внедрения. Эффективная презентация и подача информации. Взаимодействие с вышестоящим руководством и между отделами. Работа с сопротивлением.
9. Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Классификация и систематизация электронных документов. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде. Полнотекстовый и атрибутивный поиск. Программные решения электронных архивов. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации в работе с документами в электронном виде.


10. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.
    Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Для участников семинара:
- обучение по программе семинара с выдачей Удоcтоверения;
- комплект информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа;
- ежедневные обеды и кофе-брейки.

ВНИМАНИЕ!
Участие в семинаре может быть оформлено в соответствии с требованиями 44-ФЗ и 223-ФЗ.
По вопросам участия нашей организации в электронных аукционах на Госзаказ обращаться по телефонам: 8 (812) 331 88 88; 8 (921) 878 45 93.