Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

О курсе:

Курс посвящен всем этапам внедрения СЭД, а также дальнейшей настройке системы. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена вопросами организации электронного архива

Для кого:

для руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, специалистов, отвечающих за организацию и ведение документооборота

Программа:

1. Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Совместимость автоматизированных систем. Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
   • ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и анализ поправок к закону.
   • Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных.
   • ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
   • ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
   • ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
   • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации".
   • Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
3. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
   • Построение маршрутов движения документов.
   • Обмен данными между подразделениями.
   • Системы контроля исполнения документов.
   • Формирование отчетов.
4. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД).
   • Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Дело", "Босс-референт", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
   • Принципы выбора системы. Основные требования к программному обеспечению.
5. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
   • Этапы создания СЭД на предприятии.
   • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
   • Разработка технического задания. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
   • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
   • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
   • Интеграция с другими ИТ-системами, миграция данных, вопросы перехода из одной СЭД в другую.
6. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
   • Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву.
   • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот.
   • Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД.
   • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
   • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
7. Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде.
8. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.