Развитие профессиональных навыков секретаря

О курсе:

Семинар поможет построить эффективные коммуникации в компании с руководителем и сотрудниками. Также в программе: этикет и протокол, подготовка деловых писем. Семинар дополнен практикумом "Деловой дресс-код"

Для кого:

для секретарей, референтов, офис-менеджеров, администраторов различных служб

Программа:

1. Обеспечение работы руководителя и процессов управления.
   • Координирующая роль секретаря. Управление "информационным потоком" в организации.
   • Требования к должности секретаря: личные и профессиональные качества.
   • Требования к образованию и опыту практической работы по профессиональному стандарту для секретаря.
2. Организация работы в приемной.
   • Организация приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
   • Техники эффективного общения по телефону. Анализ трудных ситуаций телефонного общения. Этикет телефонных разговоров.
3. Организация делопроизводства в офисе.
   • Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. Стандарты оформления документов.
   • Прием и отправка корреспонденции курьерскими компаниями и почтой России. Регистрация корреспонденции.
   • Обработка и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Обработка дел для последующего хранения.
   • Деловая переписка. Язык и шаблоны делового письма.
     Практикум по оформлению деловых писем.
   • Электронный офис. Использование современных информационных технологий.
   • Электронный документооборот. Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации.
4. Секретарь-помощник руководителя.
   • Информационное обеспечение работы руководителя. Отбор и классификация информации. Обеспечение связи руководителя с сотрудниками. Подготовка документации на подпись руководителю.
   • Правила донесения информации до руководителя. Выполнение поручений руководителя. Закрытая информация и работа с ней.
   • Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Личный план дня.
5. Участие секретаря в формировании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.
   • Этика взаимоотношений руководителя и подчиненного, секретаря и сотрудников компании. Нормы и правила поведения с коллегами, посетителями. Служебная субординация.
   • Роль помощника руководителя в создании рабочей атмосферы в коллективе.
6. Внешний имидж делового человека.
   • Сознательное и непроизвольное в формировании имиджа. От чего зависит выбор имиджа. Гармоничное сочетание личностных особенностей и профессионального имиджа.
   • Психологические аспекты восприятия внешнего облика.
   • Дресс-код секретаря. Соответствие внешнего вида статусу. Как одеваться на работу: для участия в совещаниях, переговорах, официальных мероприятиях, корпоративных праздниках.
7. Организация, обеспечение и протоколирование совещаний. Обслуживание переговорных комнат. Кофе-брейк. Сервировка. Списки участников, информирование участников. Ведение протокола.


8. Работа с делегациями и гостями.
   • Этикет и протокол. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
   • Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки. Организация зала переговоров. Рассадка за столом. Национальные особенности ведения переговоров.
   • Кофе-пауза, фуршет, обед-буфет, обед, ужин и др. Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Правила этикета для организаторов и участников приема.
9. Организация деловой поездки. Визовая поддержка, заказ жд/авиа билетов, бронирование гостиниц, в том числе и за рубежом. Документы для командирования сотрудника.


10. Конференции и выставки. Основные этапы подготовки. Полиграфия и реклама.


11. Коммуникативные навыки секретаря. Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами.
    • Построение взаимодействия с руководителем. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин, стили их управления. Как понять руководителя.
    • Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях.
    • Техники информативного диалога. Вопросы для прояснения позиции партнера. Приемы быстрого изучения партнера и установления контакта. Активное слушание. Убеждение и техники аргументации.
    • Трудные ситуации общения. Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения в разговоре.
    • Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию и противостоять ей.
    • Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.