Эффективный помощник руководителя

О курсе:

Во время занятий секретари смогут проанализировать свои ошибки, найти и реализовать в дальнейшем варианты по улучшению (повышению эффективности) своей ежедневной работы. Обучение происходит с большим количеством примеров и предполагает активное участие слушателей.

Для кого:

для помощников руководителей, секретарей, офис-менеджеров, руководителей и сотрудников общих отделов, административных подразделений, секретариатов, канцелярий и всех заинтересованных специалистов.

Программа:

1. Основные направления деятельности секретаря. Квалификационные требования и уровни карьерной лестницы. Конфиденциальные аспекты в работе. Организация рабочего времени секретаря. Развитие навыков самопрезентации и представления своей компании.
2. Работа с посетителями. Работа секретаря в приемной, прием посетителей, командированных, работа с vip-клиентами. Способы установления визуального контакта, заполнение пауз в минуты ожидания, способы поддержания разговора. Умение понимать больше, чем сказано. Умение располагать к себе. Прием сотрудников компании. Чай-кофе для посетителей.
3. Техника общения по телефону. Планирование и подготовка к телефонной беседе. Правила ответов на звонки. Работа с исходящими и входящими звонками, фильтрация звонков. Контроль времени в ходе делового общения по телефону, работа с параллельными звонками. Роль голоса и эмоций в общении по телефону. Типичные ошибки при телефонном общении.
4. Работа с информацией. Порядок приема и обработки входящих документов. Правила работы с исходящими и внутренними документами. Регистрация служебных документов. Фиксация контактов. Отслеживание информационных потоков. Система учета и записи поручений. Переписка внутренняя и внешняя.
5. Документационное обеспечение деятельности руководителя (организации). Современные требования к оформлению и хранению и документов организации. Особенности составления и оформления внутрифирменных документов, распорядительной и информационно-справочной документации. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки. Обеспечение конфиденциальности информации. Обработка и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Обработка дел для архива.
6. Электронный документооборот. Особенности составления электронных документов. Формирование поисковой системы документов. Организация и автоматизация прохождения документов внутри организации.
7. Взаимоотношения с руководителем. Организационная и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя. Организация и проведение бизнес-поездок руководителя. Особенности психологии руководителей-мужчин и руководителей-женщин. Психологические аспекты взаимоотношений секретаря с сослуживцами. Типы сотрудников и стратегии взаимодействия с ними. Неформальное общение в офисе.
8. Бизнес-этикет секретаря. Корпоративные правила и стандарты. Формулы приветствия и представления. Основные правила деловой этики. Организация деловых встреч, совещаний, приемов. Подготовка документов, рассылка приглашений, подготовка помещения, встреча участников. Приглашение гостей на приемы, бизнес-подарки и сувениры.
9. Урегулирование разногласий, стресс-менеджмент. Техники снятия эмоционального напряжения. Профилактика конфликтных ситуаций. Практические приемы саморегуляции.
10. Практические занятия, тренинги, индивидуальная работа с участниками и работа в мини группах.