Архив научно-технической документации

О курсе:

Современная нормативная база, практические аспекты деятельности, особенности СМК для архивов научно-технической документации. Включены занятия в Центральном государственном архиве НТД Санкт-Петербурга. Специалист-практик поделится опытом создания архива "с нуля"

Для кого:

для руководителей и специалистов архивов научно-технической документации и научных архивов, служб научно-технической и нормативно-технической документации, а также сотрудников структурных подразделений, осуществляющих прием, учет и хранение НТД

Программа:

Экспертиза научно-технической документации.

1. Цели и задачи экспертизы. Экспертная комиссия организации: положение о ее работе, состав комиссии.
2. Виды научно-технической документации (НТД).
3. Организация проведения экспертизы НТД. Сроки проведения экспертизы, установленные ФЗ РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этапы проведения экспертизы НТД.
4. Критерии отбора документов на постоянное и долговременное хранение и к уничтожению. Карточка экспертизы документов. Проведение экспертизы НТД по каждому ее виду.
5. Оформление документов по результатам экспертизы. Составление перечней разработок, имеющих научно-историческую ценность и описей дел постоянного хранения. Составление акта на уничтожение документов, не имеющих ценности.
6. Оформление дел для постоянного хранения в организации или для передачи на государственное хранение.
7. Внесение изменений в учетную документацию архива организации.

Организация работы архива технических документов. Требования системы стандартов ИСО 9000.

1. Определение функций, которые будут возложены на архив: управление техническими документами (ТД) организации и сторонней документацией; библиотека; управление нормативными документами; периодические издания.
2. Оборудование помещения под Архив. Техническое и хозяйственное оснащение. Требования пожарного надзора.
3. Коммуникационный процесс между сотрудниками архива и сотрудниками организации: уполномоченные передавать документы в архив; лица, которым допускается выдача документов из архива; порядок копирования ТД; ответственность лиц, осуществляющих передачу документов в архив.
4. Выявление внешней нормативной базы: ОСТ Р 21.1003 – 2009 г. «Учет и хранение проектной документации». ГОСТ Р 21.1101 – 2013 г. «Основные требования к проектной и рабочей документации». ГОСТ 2.105 – 1995 г. «Общие требования к текстовым документам». ГОСТ 2.051-2013 г. «Электронные документы. Общие положения». ГОСТ 2.501-2013 г. «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения». ГОСТ 2.503-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений».
5. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
6. Составление внутренних нормативных документов: Положение о работе Архива; должностные инструкции; нормативная документация об управлении документами и записями; другие документы, регламентирующие отдельные функции, которые возлагаются на Архив.
7. Выявление типов документов, которые будут передаваться на хранение в Архив: Проекты, рабочая документация, научно-исследовательская работа (НИР). Выделение соответствующих пунктов ГОСТов, в которых перечислены требования к оформлению данных документов. Определение сроков хранения согласно Перечня.
8. Передача-прием документов в архив (только от лиц, указанных в ВНД). Проверка оформления документа, комплектность.
9. Регистрация и учет документов, проставление инвентарных номеров, регистрация в электронных базах данных, с указанием топографии.
   • Кейс-практикум «Особенности создания электронного архива на примере организации-разработчика, с учетом необходимости наличия оригиналов документации с подписями и печатями разработчиков».
10. Внесение изменений в проектную, рабочую документацию. Выдача номеров разрешений на внесение изменений.
11. Выдача документов по запросу сотрудников. Отметка выдачи документа.
12. Инвентарные проверки: частичные, тотальные.
13. Списание документов. Экспертная комиссия.
14. Аудит работы архива: внутренний и внешний.

Занятия в Центральном государственном архиве НТД Санкт-Петербурга. Создание и технология хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1. Современное архивное законодательство. Нормативная база по делопроизводству.
2. Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Основные функции ЭК. Организация работы ведомственного архива, Положение об архиве. Подготовка и передача документов на хранение в государственный архив.
3. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление описи дел постоянного хранения (УД). Составление акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
4. Номенклатура дел. Правила составления и оформления номенклатуры дел. Экспертиза ценности научно-технической документации. Составление перечня проектов (разработок), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение.
5. Формирование дел. Составление описи постоянного хранения НТД.
6. Использование документов архива. Исполнение тематических и социально-правовых запросов. Инновационные технологии в архивной отрасли.
   • Обзор современного оборудования для организации хранения архивных документов.
   • Особенности перевода НТД в электронную форму: информационные технологии, требования к ПО (программному обеспечению) и др.