Электронный архив. Информационные архивные технологии

О курсе:

Современные информационные и автоматизированные архивные технологии. Цель семинара - дать представление о том, как оптимизировать затраты на внедрение и обслуживание электронного архива предприятия

Для кого:

для руководителей архивов, специалистов, отвечающих за внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах предприятий, учреждений, государственных и муниципальных архивах, службах ДОУ

Программа:

1. Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива.
   • Проблемы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения в рамках выполнения распоряжения Правительства РФ "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса".
   • Комментарии к стандартам и типовым требованиям в контексте развития Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
   • Электронный архив и электронный документооборот: связь и различия. Понятие смешанного документального фонда. Жизненный цикл электронных документов.
   • Юридические условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
2. Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог и др.
3. Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭА, критерии выбора системы. Актуальные международные стандарты, регламентирующие практику управления электронными архивными записями.
4. Этапы проектирования электронного архива организации.
   • Обследование бизнес-процессов для разработки технических требований к электронному архиву. Технико-экономическое задание, его функциональное и юридическое значение.
   • Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию (аутсорсинг).
   • Систематизация данных. Создание иерархического каталога документов. Стандарт на описание (атрибуты) электронных документов.
   • Опытная эксплуатация ресурса.
   • Реализация требований национальных стандартов и классификаторов информации при создании и внедрении СЭД.
5. Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.
   • Современные технологии комплектования архивных фондов.
   • Экспертиза ценности электронных документов.
   • Обработка, ввод и учет электронных документов.
   Автоматизация процесса ввода документов в систему. Сканирование (поштучное, потоковое), штрих-кодирование, специализированные промышленные решения по оцифровке документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек, автоматическое атрибутирование документов при вводе.
   • Условия хранения и доступа к электронным информационным ресурсам. Режимы хранения электронных носителей.
   • Проверка аутентичности файлов.
6. Просмотр документов, работа с копиями дел. Расширенные возможности поиска и отображения документов и их группировки. Возможности предоставления доступа, в т.ч. коммерческого, к электронному архиву и электронным информационным ресурсам через интернет.
7. Обеспечение информационной безопасности электронного архива организации.
   • Организационно-правовые основы технической защиты конфиденциальной информации в электронном архиве организации.
   • Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных.
   • Системы резервного копирования.
8. Мониторинг использования электронных источников.
9. Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации.
10. Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия: опыт Санкт-Петербурга.
11. Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.