Развитие профессиональных навыков секретаря

1. Оценка деятельности секретаря. Требования к должности секретаря: личные и профессиональные качества. Должность секретаря и функциональные обязанности. Квалификационные характеристики и трудовые функции в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
2. Обеспечение работы руководителя и процессов управления. Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Подготовка «Графика рабочего дня руководителя». Приемы тайм-менеджмента с учетом работы руководителя и компании. Стандартизация регулярно выполняемых задач. Работа в условиях недостатка времени и информации. Принятие решений в конфликтных ситуациях. Расстановка приоритетов и делегирование обязанностей. Контроль исполнения поручений руководителя.
3. Организация работы в приемной. Особенности организации приема сотрудников и посетителей. Телефонные коммуникации: техники эффективного общения. Управление «информационным потоком»: распределение звонков, работа с жалобами и обращениями. Телефонный этикет. Анализ трудных ситуаций телефонного общения, разбор основных ошибок.
4. Организация работы с документами. Нормативная база документационного обеспечения управления. Особенности оформления документов по-новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Регистрация и учет документов, схемы движения документов в организации. Обеспечение конфиденциальности в работе с документами. Текущее хранение документов. Номенклатура дел. Информационные технологии и в документационном обеспечении деятельности. Включение документов в систему электронного документооборота (СЭД).
5. Деловая переписка. Виды деловых писем и правила их оформления. Переписка внутренняя и внешняя: язык делового письма. Примеры шаблонов для часто используемых видов писем. Бумажные и электронные письма. Этикет использования мессенджеров.
6. Практикум по составлению деловых писем.
7. Работа с делегациями и гостями.
   • Деловые встречи, презентации, совещания. Особенности подготовки и проведения.
   • Этикет работы с деловыми партнерами: международные стандарты, протокольная структура переговоров. Подготовка пакета документов участников переговоров.
   • Основные требования и рекомендации к подготовке помещений и столов для переговоров и приема делегаций.
   • Составление программы пребывания, информирование, встреча, представление.
   • Ведение и оформление протокола совещания.
   • Основные правила гостеприимства в офисе: сервировка стола, правила подачи напитков.
8. Коммуникативные навыки секретаря. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Деловое взаимодействие с руководителем, коллегами. Дресс-код секретаря как способ самопрезентации. Техники информационного диалога. Активное слушание. Техники аргументации. Трудные ситуации общения: как распознать манипуляцию и противостоять ей. Управление конфликтами, правила поведения в конфликтных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения и управление стрессом.

Обратите внимание! Если у вас отсутствует среднее профессиональное и (или) высшее образование, вы сможете получить Сертификат о прохождении обучения в объеме 32 часа по программе «Развитие профессиональных навыков секретаря» (лицензия № 3094 от 15.08.2017).