Электронное делопроизводство

О курсе:

Система электронного документооборота для пользователей. Базовые принципы делопроизводства и автоматизации процессов. В программе практические кейсы и демонстрация возможностей СЭД, а также основные принципы эффективного обучения взрослых и управления изменениями

Для кого:

Для начинающих пользователей СЭД, руководителей отделов, специалистов, столкнувшихся с проблемами использования СЭД, специалистов, ответственных за внедрение и обучение сотрудников

Программа:

1. Основы электронного документооборота. Российские стандарты по организации документооборота. Юридически значимый электронный документооборот.
2. Формы существования электронных документов. Применение образов электронного документа. Виды электронных подписей. Где возможен обмен электронными документами. Правила использования и хранения электронных документов.
3. Внутренний и внешний документооборот. Реализация в СЭД. Единая система организации работы с документами. Способы идентификации отправителя. Права доступа к документам и файлам. Проверка прав доступа.
4. Схемы и технологии работы с документами. Обработка бумажного документа в СЭД. Построение маршрутов движения документов. Обмен данными между подразделениями. Контроль исполнения требований к работе с электронными документами. Формирование отчетов.
5. Процессы контроля над документами и задачами в «1С: Документооборот 8». Типовые процессы работы с документами: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение. Сложное согласование документов. Система задач. Персональная и ролевая адресация задач. Контроль выполнения задач. Перенаправление задач. Составные бизнес-процессы: обработка входящего документа, обработка исходящего документа.
6. Регистрация входящих и исходящих документов. История переписки. Несколько резолюций во входящих документах. Переадресация входящих документов. Шаблоны входящих и исходящих документов. Учет обращений граждан.
7. Работа с внутренними документами. Папки внутренних документов, создание иерархии внутренних документов. Шаблоны внутренних документов. Печать и вставка регистрационного штампа.
8. Работа с договорами. Настройка карточки договора, шаблоны форм договоров. Настройка маршрутов согласования договоров, шаблоны согласований. Связь договоров с другими видами документов. Контроль сроков договоров. Контроль исполнения договоров.
9. Работа с проектами. План проекта. Учет и контроль исполнения задач по срокам. Загрузка проектов из Microsoft Project. Привязка к проектам документов, файлов, писем, процессов, мероприятий для последующего поиска и анализа.
10. Работа с разными видами файлов. Версии файлов. Штрихкодирование документов.
11. Функционал «1С:Архив». Комплектование документов. Поддержка простой и усиленной подписей. Организация хранения бумажных и электронных документов. Добавление новых архивных меток времени. Процедура удаления документов. Интеграция с системами документооборота.
12. Система обучения взрослых. Организация учебного процесса. Формирование конкретных умений и навыков, необходимых для выполнения поставленных задач. Управление изменениями. Организационные и психологические факторы, помогающие процессу.