Развитие профессиональных навыков секретаря

О курсе:

Основные направления работы секретаря: организация рабочего дня руководителя, прием посетителей и телефонных звонков, деловая переписка, подготовка встреч и переговоров. Базовый курс по всем функциональным обязанностям

Для кого:

Для секретарей, помощников руководителей, секретарей-референтов, администраторов, офис-менеджеров с небольшим опытом

Программа:

1. Расстановка приоритетов в работе секретаря. Принятие решений в спорных ситуациях. Способы оценки решений и анализ последствий. Работа в условиях недостатка времени и информации. Методы работы и способы защиты конфиденциальной информации. Выполнение личных и рабочих поручений руководителя. Способы экономии времени.
2. Обеспечение работы руководителя и процессов управления. Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Приемы тайм-менеджмента с учетом стиля работы руководителя. Выбор планировщика с учетом специфики работы руководителя и компании. Стандартизация регулярно выполняемых задач. Контроль исполнения поручений руководителя.
3. Организация работы в приемной. Особенности организации приема сотрудников и посетителей. Управление «информационным потоком»: распределение звонков, работа с жалобами и обращениями. Телефонные коммуникации: техники эффективного общения. Телефонный этикет. Анализ трудных ситуаций телефонного общения, разбор основных ошибок.
4. Организация работы с документами. Нормативная база документационного обеспечения управления. Особенности оформления документов по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Регистрация и учет документов, схемы движения документов в организации. Текущее хранение документов. Номенклатура дел. Включение документов в систему электронного документооборота (СЭД).
5. Деловая переписка. Особенности языка и стиля деловой переписки. Правила составления организационных документов. Стандарты оформления документов. Виды деловых писем. Правила оформления деловых писем. Конструктор делового письма. Типичные ошибки при написании делового письма. Особенности переписки по личной и рабочей электронной почте. Практикум по составлению деловых писем.
6. Работа с делегациями и гостями. Деловые встречи, презентации, совещания. Особенности подготовки и проведения. Составление программы пребывания, информирование, встреча, представление. Ведение и оформление протокола совещания. Основные правила гостеприимства в офисе: сервировка стола, правила подачи напитков.
7. Коммуникативные навыки секретаря. Личные и профессиональные качества. Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами. Типы руководства. Особенности психологии руководителей. Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Установление контакта с собеседником. Техники информативного диалога. Приемы быстрого изучения партнера. Активное слушание. Убеждение и техники аргументации.
8. Трудные ситуации общения. Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях. Способы ухода от нежелательных вопросов. Способы общения со сложными статусными посетителями и ВИП-гостями. Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию и противостоять ей. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения и управления стрессом.