Школа начинающего офис-менеджера

О курсе:

Курс подойдёт начинающим специалистам, желающим освоить новую профессию и получить ключевые компетенции в профессии офис-менеджера. На курсе будет уделено внимание вопросам психологических компетенций в профессии, использованию систем электронного документооборота и основам делопроизводства

Для кого:

Для специалистов других отраслей, желающих освоить новую профессию, секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителей, желающих повысить квалификацию

Программа:

Роль офис-менеджера в организации. Основные трудовые функции, задачи и коммуникации. Ключевые компетенции и обязанности офис-менеджера. Участие в жизнеобеспечении офиса, ведение бюджета на организацию офисных нужд. Тревел-поддержка руководителя (бронирование авиа и жд-билетов, бронирование отелей и т.д.). Личное расписание руководителя, контроль важных дат, напоминания руководителю, основы работы с орг. техникой (сканирование и копирование документов).
Психологические компетенции в профессии. Тренинг. Дресс-код помощника руководителя. Коммуникативные навыки. Встреча и сопровождение гостей. Доброжелательный настрой при общении с коллегами. Профессиональная этика. Организованность в работе. Как правильно расставлять приоритеты и организовать свой рабочий день? Мягкое взаимодействие со смежными службами: клининг, IT-поддержка, технические специалисты. Навыки делового общения. Грамотная речь, навык публичных выступлений, взаимодействие со статусными гостями, требовательными партнёрами. Способы разрешения конфликтов внутри коллектива. Приёмы противостояния в конфликтах. Техника активного слушания.
Делопроизводство. Язык и стиль документа. Официально-деловой стиль. Употребление современной лексики и сокращений согласно правилам деловой переписки. Правила использования терминологической лексики. Правила и формы ведения международной переписки. Реквизиты делового письма. Реквизиты письма международному партнёру. Практикум: составление делового письма.
Составление и оформление основных видов документов. Распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение), организационно-правовая документация (устав, положение, инструкция, правила, штатное расписание), информационно-справочная и информационно-аналитическая документация (протокол, служебная записка, письмо-обращение, пресс-релиз, дайджест), плановая документация (план, график, программа), отчётная документация (сводка, отчёт). Практикум.
Документооборот. ЭДО. Работа в системе электронного документооборота. Контур. Диадок. Отправка писем по почте России и через курьерские службы. Реестр входящей и исходящей корреспонденции. Расставление приоритетов важности корреспонденции. Доведение писем с резолюцией руководителя до исполнителей. Хранение документов согласно регламентам. Архивное хранение. Навыки работы в 1С: Документооборот.
Технологии ИИ и нейросети в работе офис-менеджера.