Требования к оформлению, хранению и архивированию документов

О курсе:

Курс состоит из двух разделов: делопроизводство и организация архива на предприятии. В программе: ведение грамотного документооборота, правила комплектования и содержания архива, проблемы перехода к электронным документам

Для кого:

Для руководителей и сотрудников секретариата, канцелярии, службы документационного обеспечения управления и других подразделений, занимающихся делопроизводством, учетом и хранением документов

Программа:

1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Полномочия специалистов и распределение обязанностей между сотрудниками. Определение объемов документооборота. Определение необходимой штатной численности персонала службы ДОУ, нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и по автоматизированной архивной технологии.
2. Организация архива на предприятии. Правовые и нормативно-методические основы содержания и функционирования архива. Анализ Правил работы архивов организаций. Положение об архиве, штатное расписание, должностные инструкции, организация труда. Требования к помещению архива, создание оптимальных условий хранения документов.
3. Планирование работы архива. Координация работы с другими службами предприятия. Договорная деятельность по оказанию услуг. Использование архивного законодательства при работе государственных, муниципальных архивов с предприятиями и организациями всех форм собственности.
4. Организация документооборота. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Контроль за исполнением документов. Работа с обращениями граждан — соблюдение 59-ФЗ. Работа с документами служебного пользования. Нормативная документация. Перечень документов, составляющих коммерческую тайну.
5. Общие правила оформления документов с учетом нормативных требований. ГОСТ Р 7.0.97-2025. Изготовление документов. Подготовка текстов документов. Использование оттиска печати при оформлении документов. Контроль соблюдения правил оформления документов.
6. Номенклатура дел организации. Составление, согласование, утверждение. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел. Выявление состава документов. Определение сроков хранения документов в соответствии с новым перечнем типовых управленческих архивных документов. Внедрение номенклатуры дел в работу организации.
7. Текущее хранение документов. Анализ новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Правила формирования документов в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Изменение перечня типовых управленческих документов: новые виды документов и сроки хранения.
8. Формирование личных дел сотрудников и студентов. Состав и систематизация документов личных дел. Порядок составления внутренней описи. Оформление обложки. Порядок передачи личных дел в архив организации.
9. Подготовка дел к хранению. Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (ЭК). Организация работы ЭК. Оформление дел и результатов экспертизы. Архивные описи управленческой документации и документов по личному составу. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Особенности составления акта.
10. Обеспечение сохранности документов. Организация работы с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности. Организация ведомственного хранения документов. Комплектование архива документами структурных подразделений. Классификация и учет документов в архиве. Проверка наличия и состояния дел в архиве. Передача документов в случае приватизации, ликвидации или реорганизации предприятия. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов, сокрытие информации и др. Использование документов архива. Выдача справок социально-правового характера.
11. Средства автоматизации делопроизводства и архива. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи. Основные функциональные возможности систем электронного документооборота. Особенности перехода к работе с электронными документами. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Проблемы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения.