Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

О курсе:

Курс посвящен всем этапам внедрения системы электронного документооборота. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и способы оптимизации документооборота, а также проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена блоком по работе с сопротивлением сотрудников

Для кого:

Для руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, специалистов подразделений, связанных с автоматизацией процессов прохождения документов в компании

Программа:

1. Актуальные проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Особенности смешанного документооборота. Требования к обработке и хранению документов на бумажном носителе, электронных копий документов, электронных документов.
2. Требования законодательных и нормативно-правовых документов в части организации работы с электронными документами. Определение требований к задачам перехода на безбумажную модель документооборота.
3. Автоматизация процессов взаимодействия между государственными органами. ГосЭДО — государственный электронный документооборот.
4. Требования к разработке внутренних нормативных документов по электронному документообороту и хранению данных. Определение требований к электронному документообороту во внутренних нормативных документах по функциональным направлениям деятельности организации (кадровая, бухгалтерская и др.).
5. Электронная подпись (ЭП) и применение разных видов ЭП.
   • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота.
   • Регламент использования ЭП.
6. Автоматизация процессов обработки документов в информационной системе (СЭД). Анализ бизнес-процессов обработки документов. Описание маршрутов движения документов. Модернизация маршрутов движения документов с учетом запросов функциональных подразделений. Контроль движения документов в СЭД. Определение единых требований к организации работы с документами в информационных системах.
7. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
   • Организация взаимодействия структурных подразделений на этапе планирования внедрения СЭД.
   • Разработка технического задания. Участие службы делопроизводства в составлении технического задания.
   • Организация сопровождения СЭД.
8. Основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД). Обзор современных систем автоматизации работы с документами. Принципы выбора системы. Основные требования к программному обеспечению.
9. Аудит и оптимизация бизнес-процессов в СЭД. Анализ системы документооборота организации. Схемы движения информации в организации. Совместимость информационных систем. Оценка целесообразности интеграции с действующими системами для корректного обмена данными между системами. Процессы управления документами, распределение полномочий.
10. Вопросы на этапе промышленной эксплуатации СЭД.
11. Управление изменениями: организационные и психологические факторы успешного внедрения СЭД. Как справляться с сопротивлением сотрудников.